3 mẫu thư từ chối ứng viên hiệu quả mà nhà tuyển dụng nên có!

Mẫu thư từ chối ứng viên được nhà tuyển dụng sử dụng rất nhiều trong quá trình chọn lọc. Vậy làm thế nào để từ chối ứng viên một cách tinh tế và chuyên nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp 3 mẫu thư từ chối mà nhà tuyển dụng có thể áp dụng!

Mẫu thư từ chối ứng viên là gì?

Trong quá trình chiêu mộ và phỏng vấn, không phải lúc nào cũng nhà tuyển dụng cũng chọn được ứng viên ưng ý. Do đó, để từ chối một cách tính tế, bạn nên chuẩn bị những mẫu thư từ chối phù hợp. Có thể hiểu, thư từ chối ứng viên được doanh nghiệp gửi cho người không được chọn vào giai đoạn kế tiếp của quá trình tuyển dụng.

Một lá thư chúc mừng trúng tuyển mang lại niềm vui cho ai đó thì thư từ chối cũng có tầm quan trọng không kém. Việc từ chối ứng viên qua thư từ thể hiện văn hóa ứng xử của doanh nghiệp nói chung.

Ý nghĩa của mẫu thư từ chối thể hiện sự tôn trọng của nhà tuyển dụng đến các ứng viên đã dành sự quan tâm đến doanh nghiệp. Tạo ấn tượng tốt cho ứng viên sẽ giúp nhận lại phản hồi tích cực, từ đó, góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng.

Mẫu thư từ chối ứng viên cần có thông tin gì?

Với thư từ chối ứng viên nói riêng và nhiều mẫu thư nói chung thì đều cần những thông tin chi tiết. Một số thông tin cần có như là:

Thông tin cá nhân của ứng viên

Đối với mẫu thư bất kỳ thì thông tin người nhận là điều không thể thiếu. Bên cạnh đó, bạn có thể thêm vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Càng chăm chút mẫu thư bao nhiêu thì càng thể hiện được sự quan tâm của bạn.

Cảm ơn

Lời cảm ơn ứng viên trong một bức thư từ chối rất quan trọng. Nó có thể là cảm ơn vì ứng viên đã quan tâm đến doanh nghiệp hoặc cảm ơn vì đã dành thời gian để hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển. Cảm ơn không chỉ là phép lịch sự mà nó còn thể hiện sự trân trọng của bạn đối với những cố gắng của ứng viên.

Phản hồi

Trong phần phản hồi, bạn nên giải thích một cách ngắn gọn về lý do tại sao ứng viên lại chưa phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Đề cập đến những ý kiến mang tính xây dựng, ví dụ như vì sao bạn quyết định từ chối hay họ có những điểm nào chưa đáp ứng được. Qua đó, ứng viên sẽ nhận ra khuyết điểm để phát triển bản thân trong tương lai.

Mời ứng tuyển lại

Đối với ứng viên phù hợp với văn hóa của công ty hoặc một vị trí nào đó, hãy cho họ biết. Hơn nữa, bạn nên bày tỏ hy vọng rằng ứng viên sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có được cơ hội khác.

3 mẫu thư từ chối ứng viên hiệu quả nhất

Phụ thuộc vào đối tượng và mục đích mà bạn có thể sử dụng mẫu thư từ chối ứng viên sao cho phù hợp.

Đối với ứng viên không được mời phỏng vấn

Với số lượng ứng viên không được mời phỏng vấn khá nhiều so với những người đạt tiêu chuẩn, do đó, bạn có thể lựa chọn phản hồi hoặc không. Tuy nhiên, đa phần ứng viên đều mong muốn nhận được thư hồi đáp của đơn vị ứng tuyển. Bởi lẽ, họ sẽ biết được hồ sơ của mình đã được xem xét hay chưa và kết quả của quá trình đó như thế nào.

Ví dụ:

Gửi [tên ứng viên],

[Tên doanh nghiệp] cảm ơn bạn vì sự quan tâm đối với vị trí [tên vị trí công việc]. Sau khi xem xét hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.

Chúng tôi đánh giá cao khoảng thời gian bạn dành để tham dự ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng cảm ơn,

[Tên người làm đơn].

Ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Tùy mô hình doanh nghiệp mà quy trình tuyển dụng cũng sẽ khác nhau. Một số bước tuyển dụng đặc trưng như sàng lọc CV, làm bài test online, phỏng vấn,… Trong trường hợp một số ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng, mà không vượt qua các vòng sau thì bạn nên gửi một mẫu thư từ chối. Điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng với ứng viên.

Ví dụ:

Gửi [tên ứng viên],

[Tên doanh nghiệp] cảm ơn bạn vì sự quan tâm đối với vị trí [tên vị trí công việc]. Sau khi xem xét hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [vị trí tuyển dụng – tên công ty] cũng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn.

Tuy nhiên, chúng tôi đã tìm được một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí đang tuyển dụng. Do đó, chúng tôi sẽ lưu giữ hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại khi có vị trí phù hợp hơn.

Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc.

Trân trọng,

[Tên người làm đơn].

Kết luận

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn có thêm thông tin về tầm quan trọng của mẫu thư từ chối ứng viên. Với 3 mẫu trên đây, chúng tôi mong bạn sẽ tìm được thông tin bổ ích cho mình.